O projektovém řízení
K řízení větší změny na úřadě (změny, kterou je již nutné plánovat, např. zavedení nového oddělení) je vhodné využít vybraných technik projektového řízení. Jakmile je projekt dokončen a jeho výstupy předány k běžnému užívání (oddělení začalo fungovat), začíná fáze „provozu“, ve které se zase pro popis a optimalizaci používá řízení procesního. Oba přístupy (projektový/procesní) se výrazně liší. A to zejména proto, že projektový přístup je založen na tom, že projekt je jedinečná událost. Oproti tomu procesní přístup vychází z faktu, že proces je událost opakovaná (běžná, již zavedená a tudíž popsatelná řadou parametrů).
Schématické znázornění projektu (z publikace Projektové řízení – Jak zvládnout projekty)
Projektové řízení
Projektové řízení (Project Management) slouží k rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů.
Projektové řízení se ve veřejné správě nasazuje ve třech základních rovinách:
- První je nasazení projektového řízení na interní projekty úřadu. Příkladem může být zpracování Strategického plánu rozvoje města.
- Hlavním cílem ve druhé rovině je často získat finanční krytí a realizovat naplánovanou dlouhodobou aktivitu (například ze strategického plánu rozvoje).
- Třetí rovinou využití projektového řízení ve veřejné správě je činnost úřadu jakožto rozdělovatele a správce dotací určených třetím organizacím (činnost donátora).
Ověření znalostí, certifikace
Řízení projektů není záležitostí triviální, kterou by mohl realizovat každý. Proto existuje několik standardů (metodik a soustav), podle kterých je možno se v oblasti řízení projektů certifikovat (respektive ověřit nabyté znalosti a případně i zkušenosti). Jsou to zejména: PMI ®, IPMA®, PRINCE2 ® a nově také Národní soustava kvalifikací (kódy profesních kvalifikací 63-006-N, 63-007-R a 63-008-T).
Ověřování znalostí je vždy prováděno v různých úrovních obtížnosti a každý z přístupů má své silné a slabé stránky (např. certifikace jen v angličtině, omezená platnost, povinné vzdělávání, povinná praxe, cena, možnosti opakování, náročnost, atd.). Proto jsme pro Vás základní certifikace porovnali!
Hlavní je, že existuje jeden obor projektového řízení, jen v pojmenování, chronologické souslednosti jednotlivých technik a flexibilitě (respektive svázanosti) se uvedené přístupy v zásadě liší. Dobrá praxe v řízení projektů kombinuje silné stránky uvedených metodologií a hlavně: přizpůsobuje je specifikům organizace a projektů. Ve veřejné správě mohou být certifikace využity k ověření vědomostí a dovedností zaměstnanců k výkonu svěřených povinností.
Projektová kancelář
Ve větších organizacích se pro podporu a sjednocení řízení jednotlivých projektů zřizují organizační jednotky na vyšší úrovni řízení, kterým se říká projektové kanceláře. Jejich základním úkolem je vytvářet vnitro organizační prostředí, v němž je možné kvalitně řídit projekty. Taková kancelář se stará o platnost všech dotčených vnitřních předpisů, o metodickou podporu, podílí se společně s personálním oddělením na vzdělávání členů projektových týmů v oblasti PM, vytváří podpůrné seznamy a statistiky, věnuje se dlouhodobému zkvalitňování (proces učení se z chyb), podporuje činnost volených orgánů, atd. Bez funkční projektové kultury v organizaci nelze projekty realizovat.
Jedno z forem metodické pomoci může být popis životního cyklu projektu v dané organizaci. V různých odvětvích a oborech se vyskytují specifické modely cyklů, zde pro zajímavost uvádíme zobecněný model životního cyklu projektu.
Schématické znázornění životního cyklu projektu (z publikace Projektové řízení – Jak zvládnout projekty)
Předprojektová fáze charakterizuje období, kdy se analyzují možnosti realizace námětů na projekt. Zvažuje se, zda je nápad na projekt životaschopný a zda po něm existuje poptávka. Pokud provedené studie potvrdí existenci příležitosti pro projekt, zvažuje se způsob jeho provedení. Výsledkem této fáze je doporučení, zda projekt realizovat či nikoli.
Projektová fáze zahrnuje vlastní realizaci projektu od jeho zahájení, přes podrobné plánování, po samotnou implementaci. Na konci této fáze je ideálně projekt dokončen, zákazníkovi předáno vše, co bylo slíbeno, cíl projektu je naplněn.
Poprojektová fáze nastává po předání všech výstupů a ukončení projektu. Obsahuje provedení analýzy skončeného projektu a zhodnocení, zda byl úspěšný či nikoli. Její součástí je rovněž zpracování návrhů, jak se na základě nově nabytých zkušeností zlepšit v příštích projektech a co udělat jinak. Patří sem i udržení výstupů projektu v běžném provozu organizace.
